10/07/2026
Phân cấp thủ tục đăng ký, quản lý con dấu về Công an cấp xã phục vụ người dân và doanh nghiệp
Phân cấp thủ tục đăng ký, quản lý con dấu về Công an cấp xã phục vụ người dân và doanh nghiệp
Nhằm thực hiện chủ trương của Chính phủ và Bộ Công an về cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, tối ưu hóa các điều kiện kinh doanh phục vụ người dân và doanh nghiệp, Công an TP. Hồ Chí Minh đang quyết liệt triển khai phân cấp toàn diện nhiều thủ tục hành chính về cơ sở, trong đó có công tác đăng ký và quản lý con dấu.
Căn cứ theo các quy định mới tại Nghị quyết số 22/2026/NQ-CP ngày 29/4/2026 của Chính phủ và Thông tư số 62/2026/TT-BCA ngày 18/5/2026 của Bộ Công an, thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến đăng ký, quản lý con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước trên địa bàn đã chính thức được chuyển giao thực hiện phân cấp mạnh mẽ, phân định thẩm quyền rõ ràng. Trong đó, chỉ huy Công an cấp xã (Công an phường, xã, đặc khu) có thẩm quyền trực tiếp duyệt, ký hồ sơ đăng ký mẫu con dấu thuộc phạm vi phân cấp quản lý tại địa phương.
1. Điểm mới đột phá mang lại lợi ích cho người dân và doanh nghiệp
- Gần dân hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì phải di chuyển lên các cơ quan Công an cấp trên như trước đây, hiện nay các cơ quan, tổ chức có thể đến ngay trụ sở Công an xã, phường, đặc khu nơi đặt trụ sở để thực hiện các thủ tục về con dấu. Điều này giúp cắt giảm tối đa thời gian đi lại và các chi phí phát sinh không đáng có.
- Quy trình tiếp nhận hiện đại, số hóa 100%: Các thủ tục hành chính về con dấu tại Công an cấp xã được thực hiện trên môi trường điện tử thông qua hệ thống phần mềm dịch vụ công trực tuyến và phần mềm quản lý con dấu. Hồ sơ của cơ quan, tổ chức sẽ được số hóa và liên thông trên nền tảng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, bảo đảm tính công khai, minh bạch, bảo mật và rút ngắn thời gian xử lý.
2. Hướng dẫn quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo Thông tư số 62/2026/TT-BCA
Để các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phối hợp thực hiện một cách nhanh chóng và thuận tiện, Công an Thành phố hướng dẫn cụ thể quy trình nghiệp vụ như sau:
- Phương thức nộp hồ sơ đa dạng:
+ Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích: Đại diện cơ quan, tổ chức đến liên hệ nộp hồ sơ giấy tại bộ phận tiếp nhận Công an cấp xã.
+ Nộp trực tuyến: Thực hiện toàn trình hoặc một phần qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc qua Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID).
- Quy trình xử lý của cơ quan Công an tại bước tiếp nhận:
+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Cơ quan Công an tiếp nhận và xuất Giấy biên nhận hồ sơ (Mẫu CD1). Đối với hồ sơ nộp trực tuyến, kết quả biên nhận sẽ được trả trực tiếp vào tài khoản Dịch vụ công hoặc tài khoản VNeID của cơ quan, tổ chức.
+ Nếu hồ sơ thiếu thành phần: Cán bộ tiếp nhận sẽ lập Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (Mẫu CD2) để thông báo rõ ràng bằng văn bản điện tử hoặc bản giấy.
+ Nếu hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định: Cơ quan Công an sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ bằng Thông báo từ chối giải quyết hồ sơ (Mẫu CD3) và nêu rõ lý do.
- Hình thức nhận kết quả linh hoạt theo nhu cầu:
+ Khi đến nhận kết quả trực tiếp, người được cử đến nhận cần mang theo Giấy biên nhận hồ sơ, xuất trình thẻ Căn cước/thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng kèm theo Giấy giới thiệu hoặc Ủy quyền theo quy định pháp luật.
+ Cơ quan, tổ chức có thể đăng ký nhận con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu chuyển phát qua đường bưu chính công ích.
3. Hướng dẫn xử lý một số trường hợp cụ thể thường gặp đối với cơ quan, tổ chức
- Trường hợp đổi tên, thay đổi tổ chức hoặc con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng: Khi làm thủ tục đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu mới, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phải nộp lại con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan Công an đăng ký để tiến hành thu hồi theo quy định. Sau khi hoàn thành, cơ quan, tổ chức sẽ được nhận đồng thời: Giấy chứng nhận thu hồi con dấu cũ, con dấu mới và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu mới.
- Trường hợp bị mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu: Khi làm thủ tục xin cấp lại, cơ quan, tổ chức phải mang theo và giao nộp con dấu cũ đang sử dụng để cơ quan Công an tiến hành thu hồi, hủy giá trị và đổi sang bộ con dấu cùng Giấy chứng nhận mới đồng bộ.
- Trường hợp bị mất con dấu cũ: Đối với các cơ quan, tổ chức bị mất con dấu, cơ quan Công an sẽ tiến hành kiểm tra xác minh lý do mất, thực hiện quy trình ban hành Quyết định về việc hủy giá trị sử dụng của con dấu bị mất công khai trên hệ thống trước khi trả kết quả giải quyết đăng ký lại mẫu con dấu mới cho đơn vị.
- Trường hợp mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng: Cơ quan Công an sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng nội dung và kích thước hình thức mẫu con dấu, nếu đảm bảo phù hợp với quy định tại Khoản 1 Điều 10 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP mới tiến hành tiếp nhận và cấp phép lưu hành.
Công an TP. Hồ Chí Minh thông báo và đề nghị các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khi có nhu cầu giải quyết các thủ tục hành chính về đăng ký, quản lý con dấu chủ động truy cập hệ thống Dịch vụ công trực tuyến, ứng dụng VNeID hoặc liên hệ trực tiếp Công an phường, xã, đặc khu tại nơi đặt trụ sở để được hướng dẫn và phục vụ nhanh chóng.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc cần phản ánh, hướng dẫn, các cơ quan, tổ chức có thể liên hệ trực tiếp với Công an cấp xã nơi nộp hồ sơ hoặc Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH Công an Thành phố để được hỗ trợ giải quyết kịp thời./.