13/08/2026
Dans le cadre de ses missions en matière de documentation, d’archives et de publication, la Direction de la Documentation, des Archives et de la Publication (DDAP) du Ministère de l’Économie, des Finances et du Budget (MEFB) a réalisé, ce jeudi 13 août 2026, un audit documentaire à la Direction des Affaires Financières (DAF).
Cette mission a été conduite par Messieurs FOFANA Adama et MALAHOUA, tous deux Assistants conservateurs d’archives à la DDAP-MEFB, sur mandat de Madame KOUI Constante, Directrice de la Documentation, des Archives et de la Publication.
Dans le cadre de ses attributions, la DDAP-MEFB contribue à la gestion, à l’organisation, à la conservation et à la valorisation de la documentation et des archives du Ministère. Elle accompagne également les différentes structures dans l’amélioration de leurs pratiques documentaires et archivistiques.
C’est dans cette dynamique qu’une matrice d’actions a été élaborée, avec pour première action la réalisation d’audits documentaires au sein des différentes structures du MEFB.
La mission menée à la DAF constitue ainsi une première étape visant à apprécier les pratiques existantes, à examiner les dispositifs mis en place et à identifier, le cas échéant, les actions susceptibles de renforcer la gestion documentaire et archivistique.
Pour la DAF, Monsieur TIMITE B. Amadou, Directeur des Affaires Financières et Responsable de la Fonction Financière Ministérielle (RFFiM), était représenté par Monsieur SAM IRA, Sous-directeur des Systèmes d’Information. Il était accompagné de Madame CISSE Maminé, Chef du Service du Courrier et des Archives, de Madame KOFFI Evelyne, Chef du Service de la Communication et des Relations Publiques, de Monsieur KANGOUTÉ Saindou, Chef du Service des Applicatifs Informatiques, ainsi que de certains agents du Service du Courrier et des Archives.
Les échanges ont essentiellement porté sur l’organisation et le fonctionnement du Service du Courrier et des Archives, notamment sur les procédures de réception, d’enregistrement, de traitement, de classement, de conservation et de traçabilité des documents administratifs.
Au terme de l’entretien, les représentants de la DDAP-MEFB ont partagé avec l’équipe de la DAF les premières observations issues des échanges et formulé des orientations en vue de consolider les pratiques existantes. Ces conclusions permettront d’alimenter la suite de la démarche et, au besoin, de définir les actions d’amélioration à mettre en œuvre.
Cette démarche traduit la volonté du MEFB de renforcer durablement la qualité de sa gestion documentaire et archivistique, en favorisant une meilleure organisation, une conservation appropriée et une plus grande accessibilité des documents, au service de l’efficacité administrative et de la préservation de la mémoire institutionnelle.